Menneskerne må komme før papirarbejde og administrative opgaver. Det er min erfaring

Det måtte jeg også sande en dag, hvor jeg – med sætningen i baghovedet – valgte at tage en samtale med to medarbejdere, der i et stykke tid havde bidraget til et dårligt psykisk arbejdsmiljø på min arbejdsplads. De havde nogle interne problemer, der smittede af på hele boenheden og derfor også på både mit eget og mine medarbejderes psykiske arbejdsmiljø.

Feedforward eller erfaring

Normalt får jeg feedforward hos centerlederen inden en vanskelig samtale, men det fik jeg ikke i dette tilfælde. Nogle gange går det hele hurtigt, og så er det ikke muligt, at nå at forberede sig. Derfor trak jeg på min erfaring og på min viden om den systemiske metode: Min erfaring sagde mig, at jeg ikke selv ville få ro, før problemet var løst, og jeg ville derfor skride til handling med det samme. Samtidig vidste jeg, at det var vigtigt, at jeg trådte i karakter som leder, samtidig med at jeg var lyttende og anerkendende.

Systemisk ledelse er et lederredskab, som jeg bruger dagligt. Det er med til at give en anerkendende vinkel og til at italesætte forhold, der i visse tilfælde kan være lidt af en udfordring i dagligdagen. Til samtalen med mine to kolleger benyttede jeg mig derfor også af den systemiske tilgang.

Skrivebordsarbejde eller personlig samtale

Det var mødedag i huset og skrivebordet var fyldt med papirarbejde. Jeg havde et par dage i forvejen fået en henvendelse fra en medarbejder, Anna, som havde problemer med en kollega, Berit. Og sjovt nok havde jeg tidligere på ugen også fået lignende henvendelse fra Berit - hun havde problemer med Anna.

Jeg havde i første omgang lyttet til dem hver især og opfordret dem til at gå til hinanden og få snakket sammen. Men huset var stadig fyldt med meget dårlig stemning, når Anna og Berit var på arbejde samtidig. Deres kollegaer var påvirkede af konflikten, og Anna og Berits offentlige meddelelser via computeren virkede negative mellem linjerne. Jeg havde fulgt op på den første snak og spurgt dem begge om, de havde fået talt sammen. De havde begge svaret, at de havde forsøgt, men uden resultat: De misforstod hinanden, og kunne slet ikke høre, hvad hinanden sagde.

Det var som skrevet en travl dag: Jeg skulle forberede mig til personalemødet, der ventede forude kl. 14 til 16, jeg havde en bunke skemaer, der skulle udfyldes, og jeg var også i gang med at sende løn. Så der var nok af administrativt skrivebordsarbejde at tage fat på.

Både Anna og Berit var på arbejde, og den dårlige stemning imellem dem var tydelig. Tiden nærmede sig frokost, da jeg kom mit mantra i hu: Det er bedre at lade NOGET frem for NOGEN vente. Jeg tænkte: Det skal være nu, jeg skal have snakket med dem, så må NOGET vente, nemlig skrivebordsarbejdet,

Jeg gik op i huset og sagde til dem hver især, at jeg havde brug for en snak med dem sammen kl.12.20 og forklarede begrundelsen. Anna sagde det var fint med hende, men Berit gav med det samme udtryk for, at hun ikke havde lyst til at snakke. Jeg hold fast på, at det skulle være i dag. Vi kunne nå samtalen efter frokosten og inden gruppemøderne startede kl. 13.

Samtalen

Vi satte os omkring bordet på mit kontor, og jeg gjorde konteksten klar: Fortalte dem, at jeg kunne se, de havde det vanskeligt med hinanden, at de ikke selv kunne få løst vanskelighederne, og at jeg derfor bedømte, at de havde brug for min hjælp. Jeg sagde også, at jeg forventede, de fandt en løsning på situationen nu under samtalen, og at jeg havde en forventning om, at de efterfølgende ville kunne samarbejde.

Udover at gøre konteksten – baggrund og formål – klar, satte jeg også nogle rammer for samtalen. På den måde sikrede jeg, at vi havde nogle redskaber til at komme igennem samtalen. Redskaberne var helt enkle: En taler, den anden lytter og vice versa. Der må ikke afbrydes og som mødeleder stiller jeg spørgsmålene.

Berit var noget beklemt ved situationen, så det gjorde jeg plads til. Jeg startede med at stille spørgsmål til Anna, mens Berit lyttede og bagefter omvendt. Undervejs bad jeg dem fortælle, hvad de hørte den anden sige, samtidig med at jeg spurgte dem hver især om den bagvedliggende hensigt i forhold til deres handlinger. Hver gang de udtrykte en positiv handling i forhold til hinanden, anerkendte jeg det eksplicit.

Samtalen var positiv. Anna og Berit fik lyttet til hinanden, og det viste sig, at de hver især havde dannet mange negative billeder og hypoteser omkring hinandens adfærd. Da de til sidst blev enige om, at de nu forstod hinanden bedre, og at de derfor var klar til at starte et samarbejde, bragte jeg omverden – deres kolleger – på banen. Hvor mange havde de involveret undervejs, hvor omfattende troede de, at deres konflikt var blevet?

Det viste sig hurtigt, at de begge havde involveret flere af deres kolleger. Jeg spurgte derfor, hvad de ville gøre ved det? De kunne begge se, at de blev nødt til at informere kollegerne om situationen, og Anna fik ideen til at sige det på det efterfølgende personalemøde. De aftalte, at Anna tog sig af det på mødet – og det gjorde hun godt.

Jeg har siden spurgt Anna og Berit, hvordan samarbejdet går. De er enige om, at de nu bedre kan snakke om tingene, og at der ikke længere er en dårlige stemning, når de er på arbejde sammen. Og det virker sandt. Det forbedrede samarbejde styrker både deres eget, kollegernes og mit arbejdsmiljø – her er rarere at være nu.

Betingelser for et godt psykisk arbejdsmiljø

Da jeg som nævnt i starten ikke nåede at få feedforward, vendte jeg samtalen med centerlederen dagen efter. Her fik jeg feedback på samtalen, faglige input til metoden jeg benyttede, og sluttelig noget i retning af et - ’godt gået!’

Mit eget psykiske arbejdsmiljø er betinget af mange forhold. Men to af de vigtigste er godt illustreret i det forløb, jeg har skrevet om:

• Det daglige miljø på arbejdspladsen – at vi taler i en god tone til hinanden og at her er rart at være. Her må jeg som leder selv træde i karakter og tage aktivt fat i de problemer, som medarbejderne ikke selv kan løse.
• Opbakning fra centerlederen - at intet er for småt til feedforward og til at han efterfølgende giver feedback.