Kan du genkende oplevelsen af, at det er nødvendigt at arbejde i fritiden for at bevare din faglige stolthed? Eller at omgås reglerne for dokumentation, fordi systemet er for stift? Og holder du det hemmeligt for dine kolleger? Så er du nok ikke alene om det.
Der er to typer skjult arbejde, der ofte holdes hemmeligt:
- Det ene er skyggearbejde – arbejde som er usynligt for ledelsen, fordi det foregår i det skjulte – ved at arbejde i pauserne, blive efter endt arbejdstid og inddrage fritiden.
- Det andet er workarounds, som f.eks. handler om, at man bevidst bruger digitale systemer forkert eller har sin egen journal ved siden af.
Psykolog Malene Friis Andersen, der bl.a. arbejder som forsker for NFA (Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø), har studeret, hvad det hemmelige arbejde betyder for de ansatte i en større ambulant psykiatrisk afdeling. Hun og nogle forskerkollegaer har introduceret begrebet skyggearbejde i artiklen ’Skakmat – Kan prisen for indflydelse blive for stor’, der netop er udkommet i Tidsskrift for Arbejdsliv.
”Det er relativt veldokumenteret, at workarounds er udbredt i social- og sundhedssektoren, hvor man bruger IT på måder, som det ikke var tiltænkt. Skyggearbejdet er ikke beskrevet før, fordi det er noget, man sjældent taler om. Men når jeg er rundt og fortælle om mit studie, så oplever jeg, at flere kan genkende billedet. Så jeg tror, det er mere udbredt end bare det sted, hvor jeg lavede mit feltstudie,” siger Malene Friis Andersen.
Kompenserer for mistet indflydelse
Fra andre studier ved man, at indflydelse på eget arbejde og meningsfuldhed betyder rigtig meget for den enkeltes trivsel. Men standardiserede behandlingsforløb og dokumentationskrav, kan mindske de ansattes indflydelse og mulighed for at levere kvalitetsfuld opgaveløsning.
”Standardisering er jo ikke nødvendigvis i sig selv problematisk”, fremhæver Malene Friis Andersen, ”men der kan være brug for, at de har en vis fleksibilitet, samt at de ansatte er med i udviklingen af standarderne.”
Malene Friis Andersen og hendes kollegaer beskriver i den videnskabelige artikel, hvordan flere ansatte oplever, at det kan være vanskeligt at løse arbejdsopgaverne med afsæt i deres professionelle dømmekraft, fordi rammerne er for snævre. At man for eksempel ikke længere har indflydelse på, hvordan og hvor længe en borger skal have behandling.
Det kan også være, at en bunden opgave virker meningsløs. Det kan være, at man ikke længere har indflydelse på, hvordan man dokumenterer sit arbejde, så det giver mening i den konkrete situation.
Mennesker er ofte villige til at gå langt for at bevare mening og indflydelse i arbejdet. Når de føler, at de ikke kan løse arbejdet tilfredsstillende indenfor rammerne – så bryder de nogle af rammerne og tager indflydelsen tilbage. For eksempel ved at bruge skyggearbejde og workarounds, fortæller Malene Friis Andersen.
Eksempler på flere behandlinger og delte passwords
I det aktuelle studie har Malene Friis Andersen været på arbejdspladsen i over tre måneder. Hun interviewede 41 medarbejdere og ledere om, hvordan standardiserede behandlingspakker og Sundhedsplatformen påvirker deres arbejde.
Hun observerede generelt en god tone på arbejdspladsen og et godt forhold mellem ledere og medarbejdere. Alligevel arbejdede mange i skyggen og omgik bevidst intentionen med journalsystemet, som de oplevede, ikke understøttede opgaveløsningen tilstrækkeligt.
Det var for eksempel
- at tilbyde flere eller længere behandlinger, end standarden tillader
- at deltage som bisidder i et møde med socialrådgiveren i fritiden eller
- at lave behandlingsmanualer i weekenden.
Det kunne også være,
- at der blev ført en privat journal over et behandlingsforløb, fordi Sundhedsplatformen ikke gav plads til private noter eller
- at man supplerede med private papirkalendere for at bevare et overblik over sine arbejdsopgaver.
Alt sammen noget, de færreste snakkede om i fællesskab.
Begrunder det med faglig stolthed, rationale eller manglende kompetencer
Uafhængigt af alder, køn og erfaring angiver de ansatte tre forskellige grunde til at gøre det, selvom de ved, at det er ’forkert’, og at det kan blive ’opdaget’:
- Nogle mener, det er nødvendigt, hvis borgeren skal have en ordentlig behandling. De føler sig fagligt forpligtede og kan ikke leve med konsekvensen, hvis de holder sig til reglerne.
- Nogle mener, at det er mere rationelt for samfundet. At hvis de ikke arbejder ekstra eller udenom, så vil borgeren skulle have mere hjælp senere. Og det vil i sidste ende blive dyrere.
- Nogle gør det, fordi de tror, at de ikke er dygtige nok – og derfor er nødt til at bruge mere tid eller andre metoder, end deres kolleger.
Især den sidste begrundelse gør det svært at tale om det med kolleger og ledelse.
”De ansatte tror, at når de andre ikke siger noget om, at det er vanskeligt at løse opgaven tilfredsstillende, så er det nok, fordi de ikke selv er dygtige nok, empatiske nok eller systematiske nok. De mister troen på sig selv og overkompenserer,” siger Malene Friis Andersen.
Det er en ond spiral, fordi det får den enkelte til at fremstå dygtigere – og det smitter så af på de andres selvopfattelse, samtidig med at det intensiverer arbejdet.
Mister mulighed for fælles refleksion og sparring
Der er flere problemer med at arbejde i skyggen og udenom systemerne. Da Malene Friis Andersen talte med medarbejderne om det, blev de enten ironiske i tonen eller triste og opgivende. De giver blandt andet udtryk for, at de føler skyld, frygt for at blive afsløret og oplever et stort arbejdspres.
De er bange for at udstille deres egen uformåenhed. Og hvis de siger noget om det, risikerer de at få at vide, at de skal arbejde indenfor rammerne og afslutte patienternes forløb. Og det er ikke en løsning for dem.
Og når det ikke nytter at tale om det, bliver emnet et individuelt anliggende.
”Problemet bliver individualiseret, selvom det egentlig er organisatorisk. Og det eskalerer. Jo mere de laver ved siden af normal arbejdstid, jo sværere bliver det at sige fra eller få hjælp fra leder og kolleger. Dermed mister de muligheden for faglig fælles refleksion og sparring på de opgaver, som de andre i arbejdsfællesskabet faktisk ikke kender til,” siger Malene Friis Andersen.
Hun tilføjer, at også lederne oplever, at de mister indflydelse, fordi de ikke er i stand til at møde medarbejdernes behov inden for deres handlerum.
Hun kan ikke ud fra det konkrete studie sige præcist, hvordan det påvirker ansattes helbred at være i dette. Men enkelte gav udtryk for søvnbesvær, svimmelhed og synsforstyrrelser og øget arbejdspres på grund af sygemeldinger i teamet.
Sæt lys på de positive årsager til skyggearbejdet, så vi kan tale om det
Hvis arbejdet skal ud af skyggen, skal lederne starte med at tale med medarbejderne om det på en imødekommende måde.
”De er nødt til tale om det kæmpe engagement og den medmenneskelighed, faglighed og etik, det udspringer af. De må anerkende medarbejdernes positive ønske om at gøre det bedst muligt for borgerne,” siger Malene Friis Andersen.
Hun mener, det vil give lederne bedre muligheder for at evaluere fx behandlingerne og IT-systemerne på en mere oplyst og reel baggrund. Og det vil rette fokus væk fra, at skyggearbejdet er medarbejdernes problem til, at det er organisationens.
Det vil også gøre det lettere for lederne at tage det op i systemet. Også selvom der måske ikke er en organisatorisk løsning (eller bevillinger) indenfor rækkevidde. Så åbner det måske op for en mere realistisk dialog om balancen mellem krav og ressourcer.
Det er dog ikke lederens ansvar alene. Malene Friis Andersen foreslår, at også arbejdsmiljøorganisationen tænder lygten og kaster lys på det hemmelige arbejde.
”Vi kan måske ikke ændre arbejdsvilkårene, men vi kan i det mindste tale om det. Vi skal ikke have en brokkekultur, men vi skal have en kultur, hvor det er legitimt at kaste lys på det, der er svært. At kunne dele det og give en følelse af, at det er normalt at reagere på ikke at kunne følge sin professionelle dømmekraft. Ingen må føle, at det er dem selv, der er noget galt med. Vi har brug for et arbejdsfællesskab, der kan spejle det, vi gør, og give supervision. Det kræver åbenhed,” siger Malene Friis Andersen.
Dyk ned i bivirkningerne af systemerne
Malene Friis Andersen understreger, at dem, hun har interviewet, ikke ønsker at komme tilbage til ”de gode gamle dage”, hvor patienterne kunne få behandling i årevis. De anerkender fordelene ved, at der er blevet kortere ventetid og målrettet evaluering, men de er frustrerede over at blive målt på antal og tid i stedet for kvalitet. Og de savner mere fleksibilitet.
Hun foreslår, at organisationen vurderer effekten af målstyring og standardbehandlinger på samme måde, som man bedømmer medicin.
”Kig på indlægssedlen i et pilleglas. Der står ganske lidt om produktet og virkningen. Bivirkningerne er det, der fylder allermest. Ja, vi styrer og standardiserer for at opnå positive virkninger, men vi skal også se på bivirkningerne,” siger Malene Friis Andersen og tilføjer:
”Det vil være et godt afsæt for en organisation, der ønsker at lære og tage ved lære. Også nedefra og op.”