Trivsel og prioritering af opgaver: To gode værktøjer

Psykiatrisk Center København Afsnit 19.3 har haft succes med at arbejde med prioritering af arbejdsopgaver sat i forhold til kerneopgaven. Dette er sket ved at afdelingen i fællesskab har afstemt ”kan og skal” opgaver, samt italesættelsen af ansvar for egen trivsel. Her i artiklen kan du læse om prioriterings- og trivselsværktøjet, som arbejdsmiljøorganisationen anvendte.

Af Rasmus Graucob

Jeg møder ind på Afsnit 19.3, hvor jeg møder Anne, der er leder på afdelingen, og Helle, der er medarbejder og AMR. Gennem en arbejdsmiljøindsats er det lykkedes at øge trivslen på afdelingen fra 62 % til 96 %.

Succesen, forklarer Anne og Helle, ved at medarbejderne på afdelingen nu har større fokus på selv at sørge for at prioritere arbejdsopgaverne, samt at reflektere over dagen i forhold til kerneopgaven. På den måde er arbejdsmiljøet blevet en ting på hele afdelingen, som man forpligter hinanden til at tage stilling til, som Helle siger

- Vi har taget ansvar overfor hinanden.

Høje forventninger var udgangspunktet på afdelingen
Helle og Anne fortæller at afdelingen tidligere var kendetegnet ved flere nye medarbejdere, som havde en drøm om at gøre et godt stykke arbejde. Helle fortæller, at flere medarbejderne havde høje forventninger, som ofte var svære at indfri, hvilket resulterede i, at de ofte gik hjem med dårlig samvittighed. Arbejdsmiljøgruppen valgte derfor at sætte ind med et initiativ for at forebygge stress og undgå mistrivsel på afdelingen.


Trivselsværktøjet i brug
Arbejdsmiljøgruppen ønskede at belyse den enkelte medarbejders oplevelse af dagen, som en umiddelbar trivselsmåling af dagen på afsnittet. Personalet blev bedt om at sætte kryds i en af farverne 1 time før arbejdsdagen slutter:

I definitionen af en grøn dag ligger der et ansvar hos den enkelte medarbejder at nå det ”man har sat sig for”. Ifølge Helle handler det om at sætte realistiske mål

- Det drejer sig ikke om ønsketænkning – men hvad er realistisk for mig at nå i dag. Trivslen blev på den måde sat i forhold til løsningen af kerneopgaven og den enkeltes prioritering af arbejdsopgaver.

For Anne, der er leder, er det et godt værktøj til at få en temperatur og identificere en række forskellige problematikker på afdelingen. For eksempel viste resultaterne at den samlede trivsel ikke alene afhang af personalets størrelse.



I den sammenhæng fremhæver lederen Anne, at

- Trivselsskemaet er et rigtig rart værktøj for AMO at referere til. Ud fra dette kunne AMO nemlig komme i dialog med personalegruppen, der selv var begyndt at tage stilling til deres egen trivsel.

Definér kerneopgaven, hvilke er Kan- og Skal-opgaver?
Arbejdsmiljøudvalget på afsnit 19.3 startede med at definere de kerneopgaver, der var afdelingens minimums opgaver, helt ned til kernen, som de løser hver eneste dag. Udvalget havde også succes med at stille nogle cases op i forhold til at forstå, hvilke opgaver de skulle prioritere i konkrete situationer. Dette ledte frem til en række punkter, som de kunne præsentere for medarbejderne på en fælles arbejdsdag.

Prioriteringsværktøjet – Inddrag medarbejderne i processen
Medarbejderne blev sat sammen i teams, hvor de skulle beskrive og diskutere, hvad en rød og grøn dag var for dem, samt hvilke opgaver de ville prioritere at udføre på disse dage. Formålet er at sætte en fælles kurs for afdelingen, som medarbejderne kan styre ud fra i dagligdagen. Helle fortæller at det er vigtigt for medarbejderne at få præciseret forventninger, så man ikke tror at man skal nå alt muligt. Det var rart at ledelsen er med inde over denne proces, så man også få afstemt hvad de forventer vi skal nå, når vi fx kun er to på arbejde. Helle fortæller desuden For os opstod der en erkendelse af at der faktisk ikke er så mange forventninger når man kun er to på arbejde. Vi nåede jo faktisk meget mere end hvad vi selv og ledelsen forventede man kunne nå.

Her ses et eksempel på liste af skal-opgaver (minimumskrav) afdelingen satte sig for.

Klik her for at downloade BFAs værktøj til prioritering af kan og skal opgaver.

Et bedre samarbejde ud fra et fælles ansvar
Som det fremgår af resultaterne har prioriteringsværktøjet skabt mere trivsel på afdelingen, men trivselsværktøjet har også skabt bedre samarbejde: Hvis en medarbejderne om eftermiddagen kan se at en kollega er i gul, hvor man selv er i grøn. Så går man hen og tilbyder sin hjælp, fortæller Helle. For Anne handler det også om at få alle medarbejderne med på ideen: Det har været vigtigt at stå fast på den kæphest, at vi alle har ansvar for vores arbejdsmiljø.


Senest revideret den 8. april 2020